Spółka z o.o. ma obowiązek złożyć roczne sprawozdanie finansowe do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) prowadzonego przez KRS. Poniżej przeprowadzamy przez cały proces krok po kroku — od logowania do portalu PRS, przez wczytanie dokumentów, aż po podpis elektroniczny i wysyłkę. Na końcu artykułu znajdziesz gotowe wzory uchwał potrzebnych do złożenia sprawozdania.

Czego potrzebujesz przed złożeniem?

Do złożenia sprawozdania finansowego potrzebujesz co najmniej trzech dokumentów:

  1. Sprawozdanie finansowe w formacie XML — podpisane przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz przez zarząd spółki.
  2. Uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego — podpisana przez wspólników.
  3. Uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty — podpisana przez wspólników.

Uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania i uchwała o podziale zysku / pokryciu straty mogą być połączone w jeden plik PDF.

Wzory obu uchwał znajdziesz w sekcji Wzory uchwał na dole tego artykułu.

Krok 1. Zaloguj się do portalu PRS

Wejdź na https://prs.ms.gov.pl/rdf-informacja i zaloguj się kontem Portalu Rejestrów Sądowych (PRS). Jeśli nie masz jeszcze konta — załóż je przez opcję Załóż konto w PRS.

Logowanie do Portalu Rejestrów Sądowych — wybierz „Zaloguj kontem PRS"

Krok 2. Dodaj nowe zgłoszenie

Po zalogowaniu znajdziesz się w Repozytorium Dokumentów Finansowych. Kliknij przycisk Dodaj zgłoszenie/korektę w prawym górnym rogu listy zgłoszeń.

Repozytorium Dokumentów Finansowych — kliknij „Dodaj zgłoszenie/korektę"

Krok 3. Wyszukaj spółkę po numerze KRS

Wpisz numer KRS spółki, której sprawozdanie składasz, i kliknij Wyszukaj. Po wyświetleniu danych spółki kliknij Zarejestruj nowe zgłoszenie.

Wyszukiwanie spółki po numerze KRS — kliknij „Zarejestruj nowe zgłoszenie"

Krok 4. Sprawdź dane spółki i przejdź dalej (krok 1/4)

W kroku 1 zobaczysz podstawowe dane spółki pobrane z KRS. Sprawdź, czy są poprawne, a następnie kliknij Następny krok (2/4).

Krok 1/4 — podstawowe dane spółki, przejście do kroku 2

Krok 5. Uzupełnij dane zgłoszenia i wczytaj dokumenty (krok 2/4)

W tej sekcji wypełniasz dane zgłoszenia i dołączasz wszystkie trzy wymagane dokumenty.

Dane zgłoszenia:

  • Nazwa robocza — dowolna, możesz zostawić domyślną.
  • Rodzaj zgłoszenia — wybierz: Roczne sprawozdania finansowe i inne dokumenty finansowe.
  • Okres, za jaki składane są dokumenty — te same daty, które widnieją w sprawozdaniu finansowym (najczęściej 1 stycznia – 31 grudnia danego roku).

Dodawanie sprawozdania finansowego (XML):

Kliknij Dodaj dokument i uzupełnij:

  • Data sporządzenia dokumentu — data jak w polu „Data sporządzenia sprawozdania” w samym dokumencie.
  • Rodzaj dokumentu — Roczne sprawozdanie finansowe.
  • Plik dokumentu — załaduj podpisany plik w formacie XML.
  • Kliknij Zapisz.

Formularz dodawania sprawozdania finansowego — wybór rodzaju dokumentu

Formularz z wczytanym plikiem XML sprawozdania finansowego — kliknij „Zapisz"

Dodawanie uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania:

Kliknij ponownie Dodaj dokument i uzupełnij:

  • Data sporządzenia dokumentu — data uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania.
  • Rodzaj dokumentu — Uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego.
  • Plik dokumentu — załaduj plik z uchwałą (np. PDF podpisany profilem zaufanym).
  • Kliknij Zapisz.

Dodawanie uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty:

Kliknij ponownie Dodaj dokument i uzupełnij:

  • Data sporządzenia dokumentu — data uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty.
  • Rodzaj dokumentu — Uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty.
  • Plik dokumentu — załaduj plik z uchwałą (tak jak powyżej).
  • Kliknij Zapisz.

Po załączeniu wszystkich trzech dokumentów zobaczysz je na liście z oznaczeniem ZATWIERDZONY w kolumnie Analiza bezpieczeństwa.

Lista załączonych dokumentów — trzy pozycje ze statusem ZATWIERDZONY

Kliknij Następny krok (3/4).

Krok 6. Dodatkowe dokumenty (krok 3/4)

W tym kroku system zapyta, czy chcesz dołączyć do sprawozdania dodatkowe dokumenty (np. odmowa podpisu sprawozdania, oświadczenie o spełnieniu wymagań ustawy). Jeśli nie posiadasz takich dokumentów, wybierz Nie dołączaj.

Krok 3/4 — wybierz „Nie dołączaj" jeśli nie masz dodatkowych dokumentów

Kliknij Następny krok (4/4).

Krok 7. Podpisz zgłoszenie (krok 4/4)

W tym kroku podpisujesz zgłoszenie elektronicznie. System wyświetli listę osób uprawnionych do podpisu (pobranych z danych KRS spółki).

Kliknij trzy kropki w kolumnie Działania przy swojej osobie, a następnie wybierz Podpisz.

Krok 4/4 — lista osób podpisujących, kliknij trzy kropki → Podpisz

Kliknij Kontynuuj, aby rozpocząć podpisywanie przez Usługę Centralnego Podpisu Elektronicznego.

Kliknij „Kontynuuj" aby przejść do podpisywania

Wybierz rodzaj podpisu: Podpis kwalifikowany, E-dowód lub Profil Zaufany, a następnie postępuj zgodnie z instrukcjami wybranej metody.

Wybór rodzaju podpisu elektronicznego

Po złożeniu podpisu zobaczysz potwierdzenie — Dokument został podpisany. Kliknij Zamknij.

Potwierdzenie złożenia podpisu elektronicznego

Krok 8. Wyślij zgłoszenie i sprawdź status

Po powrocie do widoku zgłoszenia kliknij Wyślij zgłoszenie do Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Przycisk „Wyślij zgłoszenie do Repozytorium Dokumentów Finansowych"

Po wysłaniu zobaczysz komunikat potwierdzający: Wysłano zgłoszenie — Przekazano do Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Potwierdzenie wysłania zgłoszenia do RDF

Złożone sprawozdanie znajdziesz w zakładce Zgłoszenia i korekty wysłane na stronie głównej RDF.

Dashboard RDF — zakładka „Zgłoszenia i korekty wysłane"

Lista wysłanych zgłoszeń ze statusem WYSŁANE

Wzory uchwał

Poniżej znajdziesz wzory trzech uchwał potrzebnych przy składaniu sprawozdania finansowego. Skopiuj odpowiedni wzór, uzupełnij dane w nawiasach i podpisz zgodnie z wymaganiami spółki.

Uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego

Uchwała nr __________ z dnia ___________

Spółki _________________ z siedzibą
w ___________________

§ 1

Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników Spółki zatwierdza sprawozdanie
finansowe Spółki za rok obrotowy [____], obejmujące:

1) Bilans spółki sporządzony na dzień _________ wykazujący po stronie
   aktywów i pasywów sumę bilansową w kwocie __________.

2) Rachunek zysków i strat za rok obrotowy od ____ r. do ____ r.
   wykazujący [zysk/stratę] netto w kwocie _______________.

3) Informację dodatkową, obejmującą wprowadzenie do sprawozdania
   finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

§ 2

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Uchwała została podjęta jednogłośnie.

Uchwała o podziale zysku

Uchwała nr __________ z dnia ___________

Spółki __________________ z siedzibą
w ___________________

§ 1

Zgromadzenie Wspólników postanawia, że zysk Spółki za rok obrotowy
__________ w wysokości _______ (słownie: ____________ złotych)
zostanie w całości _____________.

§ 2

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Uchwała została podjęta jednogłośnie.

Uchwała o pokryciu straty

Uchwała nr __________ z dnia ___________

Spółki __________________ z siedzibą
w ___________________

§ 1

Zgromadzenie Wspólników postanawia, że spółka pokryje stratę netto
Spółki za rok obrotowy ______ w wysokości _______ (słownie:
____________ złotych) w całości z zysków Spółki z lat przyszłych.

§ 2

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Uchwała została podjęta jednogłośnie.

Potrzebujesz pomocy ze sprawozdaniem finansowym?

Sporządzamy roczne sprawozdania finansowe i kompletujemy dokumenty potrzebne do złożenia do KRS. Obsługujemy spółki zdalnie w całej Polsce.

Umów bezpłatną konsultację

Instrukcja ma charakter informacyjny. Interfejs portalu PRS może ulec zmianie. Wzory uchwał są wzorami poglądowymi — w nietypowych sytuacjach warto skonsultować ich treść z księgowym lub prawnikiem.